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Könnte das eine Mail sein?

5 TIPPS FÜR BESSERE MEETINGS

Remote, hybride, Homeoffice, mobiles Arbeiten und Workation haben alle eine Gemeinsamkeit – es wird viel Zeit in online Meetings verbracht.

Kürzlich war ich in einer Unterhaltung und die Person äußerte folgendes:

„Immer, wenn ich in online Meetings bin, schaue ich in die Gesichter der Teilnehmenden und merke, wie sie andere Dingen erledigen, das macht dann keinen Spaß!“

Ganz ehrlich? Bei DIGITAL:MOIN lieben wir digitale und hybride Arten der Zusammenarbeit und haben daher unsere 5 besten Tipps für euch kostenlos zusammengestellt!

Ist das bei euch auch so? Seit ihr mitten in der Zoom-Fatigue und habt einfach gar keine Lust mehr auf digitale Formate?

Sollten wir online Meetings am besten gleich ganz lassen und wieder auf komplett analog umstellen oder brauchen wir vielleicht einfach eine bessere Meetingkultur?

5 Tipps für digitale Meetings

1. Kann das eine E-Mail sein?

Den ganzen Tag in Meetings festzustecken, kann sehr anstrengend sein. Das lange starren auf einen Bildschirm und die fehlende Bewegung ist meist sehr belastend.

Daher ist es umso wichtiger, dass wir online Formate immer wieder hinterfragen.

Muss die angesetzte Besprechung gemeinsam mit allen stattfinden oder kann der zu besprechende Inhalt vielleicht auch besser als eine Mail verfasst werden?

Macht euch eine kleine Erinnerung und fragt euch vor jedem Meeting (ja auch für analoge Meetings kann dieser Tipp meist hilfreich sein)

a. Muss das Anliegen gemeinsam besprochen werden

und

b. wer muss wirklich beteiligt sein?

2. Kleine Gruppengröße

Damit kommen wir direkt zum nächsten Punkt – wer ist an dem Thema beteiligt und muss dementsprechend auch teilnehmen?

Wir kennen es meist von uns selbst, wir sind in einem Meeting und eigentlich findet die komplette Kommunikation zwischen 2-3 Personen statt.

Alle anderen versuchen vielleicht zu Beginn aktiv zuzuhören, verlieren aber dann den Faden, weil sie nicht direkt eingebunden sind.

Schnell sind dann doch die To-dos im Hinterkopf und werden nebenbei erledigt bzw. sind die Verlockungen (Online Chat, Haustiere, reinkommende E-Mails …) einfach zu groß.

Es ist daher viel schwieriger für die moderierende Person alle bei der Stange zu halten.

Der einfachste Weg dabei ist, die Gruppengröße zu minimieren

Ladet nur diejenigen ein, welche auch wirklich etwas zu dem Thema beizutragen haben.

Wir empfehlen eine Größe von 2–4 Personen, um auch eine aktive Diskussion am Laufen zu erhalten.

Einigt euch auf ein Vorgehen: entweder ihr belasst die Verantwortung über die Gruppengröße bei der einladenden Person oder ihr empowert euere Teammitglieder selbst zu entscheiden, ob sie der Meinung sind etwas zum angegebenen Thema beitragen zu können und wenn nicht dies zu äußern und damit das Meeting abzulehnen. 

Dies kann in einem wertschätzendem Team auch während des Meetings passieren, in dem ihr verabredet, dass sobald man das Gefühl hat nichts mehr produktiv beitragen zu können, mit einem kleinen Hinweis geht. 

3. Alle 90 Minuten eine Pause

Manche Meetings können einfach sehr lang sein und irgendwann ist einfach die Konzentration weg. An diesem Punkt stehen wir normalerweise im Büro auf, holen uns einen Kaffee, ein Glas Wasser oder halten einen kurzen Plausch mit den Kolleg:innen im Nachbarbüro. Online gönnen wir uns meist nicht diese kurze Erholung, sondern springen von einem Meeting ins nächste und merken gar nicht, wie wir dadurch immer weniger konstruktiv beitragen können.

Macht euch im Team Zeiten aus, einigt euch darauf wie viel Pause ihr braucht, ob alle 90 Minuten oder vielleicht auch früher, aber seit achtsam gegenüber der Zeit des anderen.

Ein kurzer Gedanke dazu:

Wenn ihr ein 1 stündiges Meeting mit 5 Personen ansetzt, dann habt ihr nicht nur eine Stunde an Zeit für die Besprechung genutzt, sondern 5 Stunden an Produktivität in eurem Team.

Make it fast and simple!

Pro-Tipp: Ihr könnt auch gemeinsam digital Pausen verbringen! 

Verabredet euch zum gemeinsamen Durchatmen und legt eine bewegte Pause ein. Abseits des Schreibtisches könnt ihr wunderbar gemeinsam eine 15-minütige Dehnungs- und Stretchrunde einlegen. Ihr werdet sehen, am Anfang ist es noch sehr komisch und ihr lacht gemeinsam darüber, wie ihr vor den Bildschirmen herumhampelt, aber anschließend könnt ihr euch viel besser fokussieren und evtl. werden auch die Rücken- bzw. Nackenschmerzen etwas weniger.

4. Interaktive Tools & Methoden

Nicht jedes Meeting kann ein fünfminütiges 1:1 sein. Manchmal brauchen wir den Input vom gesamten Team oder wollen etwas vorstellen, was alle betrifft.

Es gibt tausende von Möglichkeiten digitaler Tools und Methoden, die ihr in eure Meetings einbinden könnt, um die Aufmerksamkeit der Mitglieder aufrechtzuerhalten.

Nutzt beispielsweise Breakout-Rooms und unterteilt die Gruppe in kleinere, um gezielt an einzelnen Punkten zu arbeiten oder implementiert kollaborative Dokumente, an denen ihr gemeinsam arbeiten könnt ganz ohne online Meeting.

Wenn ihr mehr darüber erfahren wollt und wissen möchtet welche Tools zu eurem Unternehmen passen, dann vereinbart gleich eurer kostenloses Erstgespräch!

5. Stellt Fragen!

Der allerwichtigste Tipp, den wir für euch haben, ist: „stellt Fragen“!

Jedes Team, jede Organisation und jeder Aufgabenbereich ist individuell und kann nicht mit einer Blaupause abgedeckt werden.

Setzt euch gemeinsam zusammen und fragt, was euer Team benötigt, um gut gemeinsam arbeiten zu können.

Fertigt gemeinsam ein Dokument an, in dem ihr alle Punkte festhaltet.

Was sind eure DOs (was braucht ihr unbedingt um gut arbeiten zu können), was sind eure Kompromisse (womit könnt ihr leben, wenn es anderen hilft) und womit könnt ihr gar nicht umgehen und somit eure DON’Ts?

Erstellt eure eigene Agende und verabredet Regeln für eure Meetings, um diese effizient zu nutzen.

Probiert euch aus und haltet fest an dem, was für euch funktioniert, denn nur so könnt ihr wirklich zukünftig produktiv und erfolgreich sein.

Was denkt ihr? Habt ihr Tipps, die euch in digitalen Meetings helfen?

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