Feedback, bitte!

DIGITAL:MOIN

Feedback,
bitte!

„Moin, ich hab da noch Feedback zum letzten halben Jahr. Hast du kurz 5 Minuten Zeit?“ … „Ähm, nein?“

Konstruktives Feedback ist eines der mächtigsten Instrumente in unserem beruflichen Alltag und doch gehen wir teilweise noch sehr lapidar damit um.

Wir haben Angst vor Zurückweisung, möchten niemanden vor den Kopf stoßen oder fühlen uns vielleicht auch selbst unsicher in der Rolle des Feedbackgebenden. Anstatt Herausforderungen anzusprechen, gemeinsam Probleme zu beheben und echte Verbesserungen zu bewirken, loben wir lieber alles, was gut läuft und hoffen einfach, dass sich der Rest von alleine löst.

Doch ich kann euch beruhigen, laut einer Erhebung der Harvard Business Review bevorzugten die befragten Mitarbeitenden zu 57 % konstruktives Feedback anstatt reines Lob.

In unserer sich schnell verändernden Arbeitswelt sind Weiterentwicklung und Selbstreflexion schlichtweg die Fokusskills. Wir brauchen daher eine gute Feedbackkultur in unseren Unternehmen, um persönlich, als Team und als Organisation innovativ zu sein.

Also egal, ob ihr positives oder negatives Feedback ansprechen möchtet, gerade eure Unternehmenskultur öffnet oder noch an ein paar Stellschrauben dreht, hier kommen DIGITAL:MOINs Dos and Don’ts für eure Feedbackkultur:

Starten wir mit den DON'Ts.

Absolute Begriffe (nie, immer, alle, …)

Wie wir bereits herausgefunden haben, stellt uns das Geben von Feedback vor einige persönliche Herausforderungen, denn wir wissen vorher nie, wie unser Gegenüber die Kritik auffassen wird. Daher ist es unabdingbar, absolute Begriffe aus dem eigenen Wortschatz zu streichen.

Es stimmt selten, dass jemand etwas „immer“ oder „nie“ tut. Aussagen wie „Du machst deine Aufgaben immer so und so“ oder „Du hast nie versucht dich zu verbessern“ führen dazu, dass sich Mitarbeitende unterbewertet fühlen. An diesem Punkt verlierst du dein Gegenüber, denn ab hier wird er oder sie anfangen nach Beispielen zu suchen, die dich widerlegen.

Bleib konkret bei der Situation, die du feedbacken möchtest und verrenne dich nicht in absoluten Äußerungen.

Vergiss das Komplimente-Sandwich

Wir alle haben sicherlich schon einmal vom sogenannten Komplimente-Sandwich gehört. Starte mit etwas positiven, übe dann Kritik und ende aber unbedingt wieder auf etwas positiven. Gerade weil diese Methode derart bekannt ist, würde ich dir davon abraten, denn für die meisten Menschen ist es ein leichtes diese Kommunikationsstrategie kommen zusehen und sie verfehlt spätestens ab dem „…, aber …“ ihren Zweck.

Vielleicht hast du auch schon gehört, dass „aber“ besonders in sehr angespannten Situationen als „kommunikativer Radierer“ fungiert und alles Positive, was davor stand, einfach auslöscht.

Selbst wenn du also das Sandwich mit Lob abschließt, fühlt sich niemand besser.

Ewig lange Listen

Ich weiß, ich weiß, viele von uns sind Fans von Listen und ich nehme mich da auch gar nicht raus. Doch wenn wir zu lang mit unserem Feedback warten und sich eine lange Liste an Punkten anstaut, wird sich die angesprochene Person als auch wir selbst kaum an alle Momente auf unserer Liste erinnern. Bei einer derartigen Fülle wird das Gespräch schnell zu einer Überforderung anstelle einer Chance auf Wachstum.

Bleib daher prägnant in deinem Feedback und implementiere kleinere, aber regelmäßige Feedback-Sitzungen.

Kritik an der Persönlichkeit

Eine der essentiellsten Grundregeln ist es, Feedback bezogen auf die geleistete Arbeit einer Person zu geben und nicht zu persönlich zu werden. Wichtig ist die Trennung zwischen der Arbeit und der Person. Der Gedanke klingt vielleicht erst einmal ganz einfach, doch manchmal verfallen wir leicht in unbedachte Äußerungen.

Stell dir vor, du wartest bereits seit mehreren Tagen auf die Zuarbeiter einer Präsentation durch das Marketing, da du in zwei Tagen einen super wichtigen Termin hast, welcher euch eventuell einen riesigen Kunden sichert. Die Präsentation wird dir also, um 18:45 Uhr vorgestellt und sie ist leider völlig am Thema vorbei.

Du sagst also vielleicht unbedacht: „Ich bin absolut kein Fan von dem, was ihr hier gemacht habt! Ihr habt ja völlig den Fokus verloren.“ Ein Feedback, das vornehmlich dir Luft macht, aber keinem der Teammitglieder hilft oder eine Idee davon gibt, wie es jetzt weitergeht.

Stattdessen könntest du sagen: „Ich bin kein Fan der Auflistung in Stichpunkten, hier könnten konkrete Beispiele leichter verständlich sein“ oder „Ich denke, die Folien 3–4 haben das Ziel verfehlt, weil sie sich nicht auf unsere Zielgruppe beziehen. Bitte prüft an welchen Stellen ihr konkreter werden könnt und arbeitet die Änderungen morgen ein.“

Diese einfachen Umleitungen können viel bewirken. Es macht das Feedback weniger persönlich, indem es die Arbeit und die Personen trennt. Mit dieser Strategie, gepaart mit einer Portion Empathie, weist du deinen Kolleg:innen einen klaren Weg nach vorn, ohne sie niederzureißen.

Unabhängig davon, wie schwerwiegend der Fehler oder Vorfall ist, beschränke dich immer auf Tatsachen, berufliche Verantwortlichkeiten, Unternehmensrichtlinien und besprochene Erwartungen.

Kritik außerhalb der Kontrolle

Ein:e Mitarbeiter:in, egal wie talentiert oder erfahren, kann nur bestimmte Aspekte der eigenen Arbeit kontrollieren. Dein Feedback kann sich dementsprechend auch nur auf diesen Teil fokussieren. Das mag selbstverständlich anmuten, aber viele Manager:innen tappen in diese Falle, da sie versäumen, klare Erwartungen an die auszufüllende Stelle zu formulieren.

Eine Aufgabe, Pflicht oder ein Ziel, von dem im Vorfeld niemand gesprochen hat, kann auch nicht erfüllt werden. Vielleicht wurde eine Aufgabe zugewiesen, aber du hast nie eine feste Frist gesetzt oder die Ressourcen benannt, um diese zu erreichen. Mitarbeitende für etwas zu bestrafen oder zu kritisieren, von dem sie sich nicht einmal bewusst waren, ist ein schneller Weg, sie zu verlieren.

Vermutung & Interpretation

Beziehe dich auf konkrete Beobachtungen. Bewerte das, was du auch wirklich selbst wahrgenommen hast. Vage Vermutungen wie: „Jemand aus deinem Team hat wohl gesehen wie du XYZ“ oder „mir ist zu Ohren gekommen, du hättest wohl …“ treiben sehr schnell einen Keil in die Beziehung zu dir, dem Team und der Organisation. Die angeklagte Person ist gezwungen sich zu rechtfertigen, eventuell sogar gegen Anschuldigungen, die möglicherweise komplett aus der Luft gegriffen sind und muss auch befürchten, dass dies häufiger auftreten kann.

Einmal brüchig, braucht es Zeit, diese Vertrauensbasis wieder aufzubauen.

Okay, der erste Schritt ist getan und die größten Feedback-NoGos sind vom Tisch.

Hier sind ein paar der DIGITAL:MOIN-Essentials, die dir helfen, deine Feedbackkultur auf Wertschätzung aufzubauen:

Hol dir das Einverständnis ein

Stell dir wieder folgende Szene vor: Du hast gerade eine längere Diskussionsrunde hinter dir, bist noch etwas aufgewühlt und begibst dich auf den Weg in den Meetingraum. Du kramst in deiner Tasche nach deinen Notizen, denn du startest gleich direkt in eine wichtige Präsentation mit einem eurer Großkunden, als dir jemand auf die Schulter tippt und halb im Gehen zuruft: „Ach übrigens, nur noch als kleines Feedback – Versuch beim nächsten Mal freundlicher zu klingen, das lässt dich nicht so ernst wirken“ und schon ist er auch schon weg. Stühle rücken, Beamer an, los geht die Präsentation.

Vermutlich bist du an diesem Punkt erst einmal etwas aus dem Konzept und vielleicht schlimmer noch total verunsichert.

Ja, Feedback ist wichtig, es trägt zu unserer persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung bei. Auch völlig richtig ,sollte Feedback so zeitnah zum Ereignis wie möglich gegeben werden, damit sich alle Beteiligten gut erinnern und wir die Situation gemeinsam reflektieren können. Doch nicht immer sind wir auch aufnahmefähig für Kritik. Wir können nicht in unser Gegenüber hineinschauen, wir wissen nicht welche Belastungen gerade vorhanden sind oder was als Nächstes bei der Person ansteht.

Daher versuch es zur Gewohnheit werden zu lassen, jedes Mal, wenn du Feedback geben möchtest zu fragen „Hey, darf ich dir ein kurzes Feedback geben“. Du wirst sehen, nicht nur ist dir dein Gegenüber viel aufgeschlossener, da er/sie sich aktiv dazu entschlossen hat, jetzt Kritik zu empfangen, auch wird deine Frage als Wertschätzung gegenüber ihrer Zeit empfunden.

Feedback als Teil der Alltagskultur

Wir hatten bereits besprochen, dass lange Listen in Feedbackgesprächen eher kontraproduktiv sind. Doch wie sorgen wir dafür, dass es sich nicht erst aufstaut?

Der Trick ist es, Feedback als Teil der Alltagskultur zu etablieren. Nicht nur ist es dadurch möglich Ereignisse zeitnah anzusprechen, auch bekommt das Team eine Routine in diesen Gesprächen und baut dadurch Herausforderungen, Ängste sowie Hemmnisse ab. Du wirst merken, dass dein Team eventuell auch anders mit Fehlern umgeht, denn je häufiger ihr einander feedbacked, desto mehr werdet ihr merken, dass euch keine schreckliche Überraschung erwartet, wenn mal etwas nicht ganz so rund gelaufen ist. Fehler werden somit zu Lernanlässen.

Sei konkret

Was würde dir besser gefallen?

„Gute Arbeit“ oder „Deine Präsentation hatte klare Argumente und war gut recherchiert – ich habe wirklich viel gelernt.“

Mir zumindest gefällt die zweite Variante viel besser, denn indem spezifische Details darüber angegeben werden, was an meiner Arbeit geschätzt wird (oder was ich verbessern kann), weiß ich genau, was ich gut gemacht habe und woran ich zukünftig arbeiten kann.

Gib in deiner Kritik relevante und spezifische Punkte an, wenn du auf Verbesserungen hinweist. Zum Beispiel: „Versuche für deine nächste Präsentation, mehr Forschungsergebnisse aus zuverlässigen Quellen wie .org, .edu oder .gov einzubeziehen. Das ist für die Kunden nachprüfbarer“. Die adressierte Person wird damit viel mehr anfangen können, als würdest du nur sagen: „Beziehe mehr Forschungsquellen ein.“

Kommuniziere auf Augenhöhe

Sicherlich hast du auch schon einmal einen Ratschlag bekommen, welcher sich von oben herab angefühlt hat. Dies lässt meist nicht gerade den Willen nach Entwicklung in uns aufkommen.

Versuch, dich bei deiner Kritik in dein Gegenüber hineinzuversetzen. Wo steht die Person gerade und wie holst du sie am besten mit deinem Feedback ab? Immer mit dem Gedanken im Hinterkopf, dass es darum geht gemeinsam zu wachsen.

Besonders wenn du in einer Führungsposition bist, ist es wichtig deinen Mitarbeitenden das Gefühl zu geben, dass Feedback auf allen Seiten erwünscht ist. Motiviere sie dazu auch dich auf Entwicklungspotentiale hinzuweisen, denn sie werden sich dies vielleicht nicht sofort trauen, aufgrund unterschiedlichster Erfahrungen. Zeige Ihnen, dass wir alle, egal wo wir stehen, wie alt wir sind oder welche Position wir innehaben, voneinander lernen können.

Kurz gesagt, etabliere Feedback übergreifend in der Unternehmenskultur und mache es zum Alltag.

Sei Dialogbereit

Es geht immer um den gegenseitigen Austausch. Wann immer du einem:r Mitarbeitendem:r Feedback gibst, nimm dir ein paar Minuten Zeit, um ein ehrliches Gespräch zu führen. Stelle offene Fragen, höre zu, nimm wahr und fasse regelmäßig euer Gespräch in deinen eigenen Worten zusammen.

Deine Kolleg:innen werden es wertschätzen, dass du eine transparente Kultur förderst und es wird ihnen leichter fallen auch schwierige Situationen zu besprechen.

Und vielleicht profitierst du genauso viel vom Zuhören, wie vom Reden.

Empathie, Empathie, Empathie

Abschließend lässt sich zusammenfassen, das Schlüsselwort für jede gute Kommunikation ist Empathie.

Versetze dich in deine Mitmenschen hinein, nimm wahr, was sie dir sagen und wertschätze auch die kleinen Dinge im Team. Eine gute Unternehmenskultur ist nur so fest, wie wir sie auch leben.

Immer wieder beobachte ich in Organisationen, dass offenes Feedback zwar als Grundsatz im Selbstverständnis festgehalten ist, aber überhaupt nicht aktiv im Arbeitsalltag gelebt wird. Besonders nicht Abteilungs- oder Hierarchieübergreifend. Hier wird Feedback des Öfteren noch als halbjährliches oder jährliches Gespräch zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitenden gesehen. Natürlich entstehend da Ängste, Sorgen und auch jede Menge Hemmnisse, denn schließlich geht es hier auch, um die Sorge gekündigt zu werden und den damit verbundenen Existenzängsten.

Versuche zu verstehen in welcher Situation sich dein Gegenüber gerade befindet und hole ihn oder sie genau dort ab.

Fazit

Feedbackkultur ist ein Trainingsakt. Je häufiger und offener ihr dieses Thema in deiner Organisation angeht, desto einfacher wird es über die Zeit. Und irgendwann könnt ihr nicht mehr ohne!